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キガル、ソナエル

キガル、ソナエルとは?
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日々の生活のコト

リモートワークでコミュニケーションがうまく取れず、仕事が進めにくい…【お悩み相談室《トナリの人間関係》】

職場での悩みの多くは、人間関係によるものと言われています。上司や同僚、後輩、取引先…さまざまな人間関係のお悩みを、人事歴20年超、心理学にも明るい曽和利光さんが受け止め、アドバイスします

解説者プロフィール

曽和利光さん

株式会社人材研究所・代表取締役社長。1995年、京都大学教育学部教育心理学科卒業後、リクルートで人事コンサルタント、採用グループのゼネラルマネージャー等を経験。その後、ライフネット生命、オープンハウスで人事部門責任者を務める。2011年に人事・採用コンサルティングや教育研修などを手掛ける人材研究所を設立。『「ネットワーク採用」とは何か』(労務行政)、『人事と採用のセオリー』(ソシム)など著書多数。

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お悩み相談内容(40代女性/営業事務)

社員とコミュニケーションを取る機会が減り、業務に支障が出ています

メーカーで営業事務をしていますが、リモートワークが増えたことで、なかなか社員とのコミュニケーションが取れず仕事が進めにくいと感じています


私はあまり物覚えがいいほうではなく、今までは担当営業から直接丁寧に説明を受けて仕事を進めていましたが、今はメールベースでの依頼が多いので完全に理解できぬまま着手してしまうことも多々あります。

リモート会議で説明してもらうこともできるとは思うのですが、ちょっとしたことを聞くために会議設定するのは申し訳なく感じてしまいます。どう対応していけばいいか、教えてください。

ビジネスチャットを活用して「質問責任」を果たそう

「質問責任」という言葉をご存知ですか?マネジメントされる側は、わからないことは必ず聞かねばならないという責任のことを指します
質問がなければ、相手は「わかっているもの」とみなします。わからない点があるならば、聞くしかありません。これが大前提です。

ただ、オフィスであれば手が空いていそうなときを見計らって声を掛け、気軽に「ちょっといいですか?」と質問することができましたが、リモートワークになったことでそれがしにくくなりました。「聞きたいことがあるけれど、リモート会議を設定するほどではない」ということもあるでしょう。

そんなときは迅速、簡潔なコミュニケーションが可能な「ビジネスチャット」を活用するといいでしょう。リモートワーク下でも相手の時間を邪魔せず、チャットで「ちょっといいですか?」が実現できます。ある程度の規模の会社であれば、SlackやChatworkなどのビジネスチャットを導入していると思いますので、上司や担当営業に聞いてみてはいかがでしょうか?

もし導入していないのであれば、上司に導入を提案してもいいと思いますが、「そこまではしにくい」という場合は、上司や担当営業と個別にLINEやFacebookメッセンジャーなどでつながるという手もあります。「わからない点を随時解消して、仕事の精度を上げたいので」などと説明すれば、快く応じてくれるのではないでしょうか。

なお、メールで質問するという方法もありますが、チャットよりも若干のタイムラグが生じるうえ、双方に一定の「書く力」が必要になるので、気軽かつ的確な回答を得たいならばチャットのほうがお勧めです

指示する側も「言語化し説明する能力」を磨いている最中

とはいえ、本来これはディレクションする側の責任です。相談者がコミュニケーション不足を感じ、業務に支障をきたしている時点で、上司や担当営業などがそれに気づき、歩み寄る必要があります

今まで多くの日本企業では、少なからず「阿吽の呼吸」や「以心伝心」、「空気を読んで察する」が通用していました。しかし昨年来、急激にオンライン化が進んだことで、これらが通用しなくなり、すべての人に「言語化し説明する能力」が求められるようになっています。実際、これからのマネージャーには言語化能力、明確に指示を出す能力、一義的(意味や結果が一種類であること)な文章で指示を出す能力が必要とされています。

これは、コミュニケーションに悩む相談者にとって明るい傾向と言えるでしょう。ただ、おそらく相談者の上司や担当営業は「その能力を身に着けている最中」であり、もうしばらくは彼らのスキルアップを待ちつつ、相談者側が質問責任を果たす必要がありそうです

「質問責任」というと重たく聞こえるかもしれませんが、要は「協力要請」です。どうしてもわからない点があったら、臆せずビジネスチャットで質問し、不安点があればスピーディーにアラートを上げましょう。「いくらチャットでも、ちょっとしたことは聞きにくい」と思われるかもしれませんが、こまごました疑問を抱え込んだ結果、仕事が遅れたり間違ったりしたら、そのほうが上司や担当営業は困るはずです。

それに、ちょくちょくアラートを上げていれば、上司や担当営業が「自分の指示の仕方が悪いのかも…?」と気づき、伝える能力を磨こうと思ってくれるはずですよ。

WRITING 伊藤理子

キガル、ソナエルとは?

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